Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process
1 Allgemeines
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobene Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.Ihre Bewerbung kann uns auf unterschiedlichen Wegen erreichen
a) Für Ihre Bewerbung auf vakante ZOLLHOF-Positionen stellen wir Ihnen ein Webformular zur Verfügung, das von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben wird. Näheres hierzu finden Sie unter Abschnitt 6.2
b) Für Ihre Bewerbung zu unserem Talenteprogramm („ZOLLHOF Talent Program“) stellen wir Ihnen auf unserer Website zusätzlich ein Online-Bewerbungssystem zur Verfügung. Näheres hierzu finden Sie unter Abschnitt 6.1
c) Sie können uns Ihre Bewerbung auch per E-Mail an jobs@zollhof.de übersenden. In diesem Fall bitten wir Sie jedoch zu beachten, dass Ihre E-Mail unverschlüsselt versendet wird und die Kommunikation per E-Mail weder sicher noch vertraulich ist. Es ist nicht sicher nachprüfbar, wer eine E-Mail abgeschickt hat und ob der Inhalt nach der Absendung vorsätzlich, beiläufig oder durch technische Fehlfunktion verändert wurde. Außerdem besteht für unberechtigte Dritte grundsätzlich die Möglichkeit der Kenntnisnahme und der Manipulation. Deshalb empfehlen wir Ihnen, keine sensiblen oder vertraulichen Daten - insbesondere personenbezogene Daten - ungeschützt per E-Mail zu versenden, sondern auf herkömmliche Wege (z. B. per Brief) zurückzugreifen oder unser für Sie bereit gestelltes Online-Bewerbungsformular zu nutzen. Die von Ihnen uns zugesandte E-Mail an jobs@zollhof.dewird auch an die Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software Personio weitergeleitet und innerhalb dieser weiterverarbeitet. Näheres zur Weitergabe der Daten an Dritte, insbesondere an die Personio GmbH, finden Sie in Abschnitt 6 bzw. Abschnitt 6.2.
2 Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:Zollhof Betreiber GmbH
gesetzlich vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Benjamin Bauer
Zollhof 7
90443 Nürnberg
Tel: +49 911 21650459
E-Mail: bb@zollhof.de
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 33400
Registergericht: Amtsgericht Nürnberg
Der/die betriebliche Datenschutzbeauftragte von der Zollhof Betreiber GmbH ist unter der vorgenannten Anschrift beziehungsweise unter datenschutz@zollhof.de erreichbar. Bei allgemeinen Fragen oder Anregungen an uns zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen.
3 Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.4 Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite oder per E-Mail bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zweck und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gemäß den gesetzlichen Vorgaben nutzen und speichern. Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung, erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens gemäß dieser Datenschutzerklärung einverstanden.
Bei Benutzung unserer Online-Bewerbungsformulare verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens die hierin als notwendige Bewerberdaten gekennzeichneten Daten. Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
- Name (Vor- sowie Nachname)
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (optional)
- Verfügbar ab (optional)
- Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind (optional)
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Ihre Bewerberdaten verarbeiten wir zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, § 26 BDSG sofern die Verarbeitung der Daten beispielsweise im Rahmen von rechtlichen Verfahren für uns erforderlich wird. Wenn Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mitteilen, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, wie z.B. Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft). Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO bei Bewerbern angefragt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, sofern diese für die Berufsausübung erforderlich sind).
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monate über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. Im Falle der Anonymisierung stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Rechnungen über etwaige Ihnen erstattete Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben für 10 Jahre archiviert.
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses und können Sie für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten.
Im Rahmen der Bewerbung bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns in Ihrer Bewerbung mitgeteilt haben (z. B. die von Ihnen in dem Online-Bewerbungsformular, im Bewerbungsanschreiben, im Lebenslauf, in Zeugnissen übermittelten Daten), in unserem Bewerber-Pool für einen Zeitraum von insgesamt 2 Jahre zu speichern. Die Aufnahme in den Bewerber-Pool erfolgt aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung im Sinne der Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und Art. 7 DSGVO.
Die im Bewerber-Pool gespeicherten Daten werden durch uns genutzt, um Sie später zu kontaktieren und das Bewerbungsverfahren fortzusetzen, falls für Sie eine andere Stelle bei uns in Betracht kommen sollte. Diese Einwilligung ist freiwillig und hat keine Auswirkungen auf Ihre Chancen im jetzigen Bewerbungsverfahren. Sie können die Einwilligung ohne Angabe von Gründen jederzeit verweigern, ohne dass Sie deswegen Nachteile zu befürchten haben. Sie können Ihre Einwilligung zudem jederzeit widerrufen und Widerspruch im Sinne des Art. 21 DSGVO erklären; in diesem Fall werden Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (gemäß der unter Abschnitt III., Ziff. 6., lit. a) näher erläuterten Frist) unverzüglich gelöscht bzw. anonymisiert.
Den ausführlichen Hinweis auf das Ihnen zustehende Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO finden sie im Abschnitt 5 dieser Datenschutzerklärung.
5 Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.(2) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der erfolgten Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
(3) Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Über Ihren Werbewiderspruch können Sie uns unter folgenden Kontaktdaten informieren:
Zollhof Betreiber GmbH
Datenschutzbeauftragter
Zollhof 7
90443 Nürnberg
Tel: +49 911 21650459
E-Mail: datenschutz@zollhof.de
Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
6 Weitergabe der Daten an Dritte
6.1 Einbindung von „Typeform“
Zur Durchführung des Online-Bewerbungsverfahrens für das „ZOLLHOF Talent Program“ benutzen wir das Tool der spanischen Firma „Typeform“ (Carrer Bac de Roda, 163, 08018 Barcelona, Spanien, www.typeform.com) Typeform hat seinen Sitz in der in der Europäischen Union. Typeform verarbeitet nach Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO die Daten der Bewerber nur in unserem Auftrag und auf Grundlage von vertraglichen Verpflichtungen, die eine Einhaltung der vereinbarten organisatorischen und technischen Maßnahmen vorsehen. Typeform speichert nach eigenen Angaben keine Daten, über die User persönlich identifizierbar sind (siehe Typeform: What happens to my data?). Typeform setzt Cookies ein, die z. B. den Wechsel auf verschiedene Seiten ermöglichen oder verhindern, dass ein Formular mehrfach abgeschickt wird. Dadurch erhält Typeform Ihre IP-Adresse und kann daraus ableiten, dass mit dieser IP-Adresse unsere Website https://www.zollhof.de/ aufgerufen wurde. Die Datenübermittlung an Typeform können Sie grundsätzlich blockieren, indem Sie keine Cookies zulassen bzw. die Cookies löschen (siehe Abschnitt V. Cookies). Der Einsatz von Typeform erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, als auch der Interessen der Bewerber an der Durchführung eines schnellen und effektiven Bewerbungsverfahrens gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Der Zweck der Datenverarbeitung ist die korrekte Funktion des Bewerbungstools.6.2 Einbindung von „personio“
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten auf unserer Recruiting-Seite oder per E-Mail werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.7 Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Als betroffene Person haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unsere/n betriebliche/n Datenschutzbeauftragte/n von der Zollhof Betreiber GmbH, der/die unter datenschutz@zollhof.de erreichbar ist.
8 Abschließende Bestimmung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.zollhof.de/privacy-policy unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.